Stetig steigende Informationsflut

Die Informationsmengen, die kommunale Verwaltungen erreichen und dort verarbeitet werden müssen, sind über die Jahre stetig angestiegen. Die Kanäle, über die die Informationen eintreffen, sind ebenfalls vielfältiger geworden. In der Vergangenheit schrieben Bürger und Wirtschaft überwiegend Briefe an die Verwaltung oder trugen ihr Anliegen persönlich vor. Mittlerweile gewinnen Mails, Faxe und Telefonanrufe im Tagesgeschäft immer mehr an Bedeutung und auch Internetangebote werden immer häufiger genutzt. Zwar sind die Informationen, die bei der Verwaltung eingehen, teilweise bereits digitalisiert, sie werden aber für die Aktenhaltung wieder zu Papier gebracht. Das bedeutet: wachsende Aktenberge und uneinheitliche sowie unübersichtliche Dokumentenablage. Das papierlose Büro ist in sehr weiter Ferne.

enaio

Sowohl das E-Governmentgesetz des Bundes als auch das des Landes Nordrhein-Westfalen sehen die elektronische Aktenführung (eAkte) für Bundes- und Landesbehörden verbindlich vor. Zwar sind kommunale Verwaltungen bisher nicht zur Führung einer eAkte verpflichtet, doch bedarf es einer Verpflichtung. Und nicht zuletzt treibt uns alle die Digitalisierung vor sich her. So sind heute Informationen vielfach verteilt auf Email-Postfächer, Laufwerke und Papierakten. Auch Bürger nutzen vermehrt digitale Zugänge, um mit der Kommune zu kommunizieren. Um diesem Problem gerecht zu werden, haben sich die Kommunen im südlichen Verbandsgebiet vor einigen Jahren für das Dokumentenmanagement  enaio von Optimal Systems entschieden. Dieses wird auf einem zentralen System im Rechenzentrum der SIT betrieben.