Der Schlüssel für Wandel
Beim Auftakt zur Digitalstrategie des Verbandes im Juli 2025 standen Ansätze und Innovationen im Mittelpunkt, die die Verwaltungsarbeit im Verbandsgebiet erleichtern sollen. Wie das ganz praktisch aussehen kann, brachte SIT-Geschäftsführer Mirco Pinske anhand eines persönlichen Beispiels auf den Punkt. Denn viel zu oft erschweren zu viele Prozessschritte die Effizienz.
Im Fall dieser Ordnungswidrigkeit sah sich Mirco Pinske erst einem haptischen Brief aus Gummersbach gegenüber, ging dann über einen OR-Code und landete schlussendlich in einem digitalen PDF-Dokument, das mit allen möglichen Fehlern ausgefüllt und versendet werden konnte.
„In dieser Situation war ich dann eben auch ein Bürger. Und dieser Weg ist definitiv nicht bürgernah", so Pinske.
„Daneben fragte ich mich dann direkt, was macht mein falsch ausgefülltes Formular jetzt mit den Verwaltungen? Wie geht der Sachbearbeiter mit den Fehlinformationen um?"
Die SIT agiert daher nicht nur als Produkt- und Servicepartner für die Verbandsmitglieder, sondern auch als Berater. Denn als IT-Dienstleister, der für über 70 Kommunen agiert, hat das Unternehmen einen tiefen Einblick in Vorgehensweise und sieht sowohl die Bürger- wie auch die Verwaltungsperspektive.
Servicequalität im Mittelpunkt des Handelns
Gemeinsam mit dem Kreis Olpe beleuchteten Produktmanagerin Katharina Kowalke-Winkler, Fachexpertin Jessica Alfes, Digitalisierungsberaterin Jessica vom Hagen und der SIT-Geschäftsführer diesen speziellen Vorgang mittels Prozessanalyse der Online-Anhörung in der vom Kreis Olpe eingesetzten Fachsoftware WiNOWiG. Die Online-Anhörung ist dort bereits seit 2016 erfolgreich im Einsatz.
Mit kleineren Verfeinerungen sollte die Online-Quote gesteigert und das Bürgervorgehen erleichtert werden. Dazu zählten Design-Anpassungen des Anhörungsbogens, wie beispielsweise der Verzicht auf das große Foto des Fahrers und dafür ein deutlich sichtbarer QR-Code. Aber auch eine Verbesserung der E-Mail-Automatisierung sowie das Festlegen von einzelnen Pflichtfeldern bei abweichenden Fahrern.
„Veränderungen können positiv sein, aber auch Unsicherheiten bei den zuständigen Sachbearbeitern hervorrufen", so Frau Miriam Schneider, Fachdienstleiterin des Fachdienstes Straßenverkehr beim Kreis Olpe.
,,Regelmäßige Verfahrensanalysen sehen wir als wertvolle Möglichkeit zur Optimierung unserer Abläufe." In Summe können durch die Anpassung kleinerer Stellschrauben die Effizienz erhöht, Kosten gespart und Bearbeitungszeiten auf beiden Seiten optimiert werden. Dieses Fallbeispiel hat zudem die Pilotierung weiterer hilfreicher Module, wie MAILBOX und xMeld, sowie weitere Schnittstellen angestoßen.
Lassen Sie uns gemeinsam digitale und schlanke Wege finden, um den Arbeitsalltag sowie den Bürgerservice nachhaltig zu verbessern.