Hallo[Amt]
Hallo[Amt] als Ihre erste digitale Anlaufstelle: 24/7 erreichbar, fachkompetent, mehrsprachig und persönlicher Lotse für Anliegen jeder Art. Schaffen Sie mit unseren KI Voice Bots mehr Zeit, für das was wirklich zählt.
Wenn Verwaltung einfacher werden soll
Viele Anliegen beginnen mit einem Anruf. Gleichzeitig stoßen Kommunen und Kreise bei hohem Anrufaufkommen zunehmend an die Grenzen ihrer telefonischen Erreichbarkeit.
Steigende Erwartungen an schnelle Auskünfte treffen auf knappe personelle Ressourcen, wiederkehrende Fragen und schwer planbare Lastspitzen. Sind Leitungen belegt oder Zuständigkeiten unklar, entstehen Wartezeiten – für Bürgerinnen und Bürger ebenso wie für Telefonzentralen und Fachbereiche.
Telefonische Erreichbarkeit bleibt ein zentraler Zugang zur Verwaltung. Die Aufgabe ist klar: Routineanliegen schnell beantworten und komplexe Fälle zuverlässig zum richtigen Menschen bringen.
So unterstützen wir Sie
Hallo[Amt] als digitale erste Anlaufstelle.
Hallo[Amt] versteht frei formulierte Verwaltungsanliegen, greift auf freigegebene Wissensquellen zu, erkennt Zuständigkeiten und stößt definierte nächste Schritte an. Klare Anliegen beantwortet es direkt. Fehlen Informationen, ist ein Fall sensibel oder lässt sich keine sichere Antwort geben, fragt Hallo[Amt] nach oder übergibt strukturiert an zuständige Mitarbeitende. Was Hallo[Amt] darf und wann es übergibt, legt die Kommune gemeinsam mit der SIT fest.
Konkrete Einsatzfelder.
Rund um die Uhr Auskunft geben. Hallo[Amt] beantwortet Fragen zu Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, erforderlichen Unterlagen und häufigen Verwaltungsverfahren – auch außerhalb der regulären Servicezeiten.
Anliegen verstehen und richtig weiterleiten. Hallo[Amt] erfasst den Anrufgrund, stellt bei Bedarf Rückfragen und verbindet mit dem zuständigen Fachbereich. Der Gesprächskontext wird strukturiert mitgegeben.
Termine besser vorbereiten. Hallo[Amt] nimmt Terminwünsche auf, erklärt Voraussetzungen und verweist auf passende Online-Dienste. So wissen Bürgerinnen und Bürger, was als Nächstes zu tun ist.
Lastspitzen abfangen. Bei hohem Anrufaufkommen gibt Hallo[Amt] eine erste verlässliche Orientierung, erfasst Rückrufbedarfe und hält einfache Anliegen aus Warteschleifen heraus.
Outbound-Prozesse.
Hallo[Amt] unterstützt nicht nur bei eingehenden Anrufen. Definierte Outbound-Prozesse wie Rückrufe, Terminerinnerungen, Statusinformationen oder strukturierte Abfragen können ebenfalls automatisiert durchgeführt und die Ergebnisse anschließend gezielt übergeben werden.
Qualitätsversprechen.
Automatisieren, wo es hilft. Persönlich übernehmen, wo es zählt. Hallo[Amt] rät nicht. Es antwortet nur, wenn das Anliegen verstanden wurde, die Antwort eindeutig ist und eine freigegebene Wissensquelle vorliegt. Andernfalls fragt das System nach oder übergibt mit dem relevanten Gesprächskontext an einen Menschen.
So bleibt die Kommune in Kontrolle: mit klaren Prüfpunkten, definierten Eskalationswegen und nachvollziehbaren Übergaben.
Datenschutz und sicherer Betrieb.
Hallo[Amt] ist für einen DSGVO- und AI-Act-konformen Einsatz in Kommunen konzipiert und wird in deutscher und europäischer Cloud-Infrastruktur betrieben. Anrufende werden transparent darauf hingewiesen, dass sie mit einem KI-System interagieren.
Telefongespräche werden im Standardbetrieb nicht dauerhaft als Audiodatei aufgezeichnet. Bürger- und Gesprächsdaten werden nicht zum Training der eingesetzten KI-Modelle verwendet.
Wissensquellen, zulässige Anwendungsfälle, Zuständigkeiten, Berechtigungen und Übergaben werden gemeinsam mit der Kommune festgelegt und kontrolliert. Einrichtung und Betrieb erfolgen auf Grundlage dokumentierter Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen sowie klar geregelter Rollen und Verantwortlichkeiten.
Ihr Mehrwert
24/7 erreichbar.
Häufige Fragen lassen sich auch außerhalb der Öffnungszeiten beantworten. Bürgerinnen und Bürger erhalten schneller Orientierung -
ohne auf den nächsten Arbeitstag zu warten.
Telefonzentrale entlasten.
Wiederkehrende Anliegen werden automatisiert aufgenommen und - wenn möglich - direkt geklärt. Das schafft Freiräume für komplexe Fälle und persönliche Beratung.
Richtig weiterleiten.
Komplexe oder sensible Anliegen gelangen mit dem passenden Kontext an den zuständigen Fachbereich. Unnötige Weiterleitungen und wiederholte Erklärungen werden reduziert.
SIT als Partner für die kommunale Digitalisierung.
Von der Idee bis zum Betrieb: Die SIT begleitet Kommunen bei Einführung und Betrieb ihres KI-VoiceBots – von der Konzeption über die technische und organisatorische Integration bis zur laufenden Optimierung.
Beratung und Konzeption.
Gemeinsam werden geeignete Anliegen priorisiert, Ziele definiert und ein kontrollierter Einstieg geplant.
Integration und Einführung.
Telefonie, Wissensquellen, Datenschutz, Tests und interne Kommunikation werden sicher zusammengeführt.
Betrieb, Optimierung und Ausbau.
Die Qualität wird kontinuierlich beobachtet, Inhalte werden gepflegt und weitere Anwendungsfälle schrittweise ergänzt.
Unsere Perspektive:
Hallo[Amt] wird zu einer verlässlichen digitalen Eingangstür der Verwaltung. Es verbindet telefonische Erreichbarkeit, freigegebenes Wissen und kommunale Prozesse - mit dem Menschen im Mittelpunkt.
Schon heute im Einsatz
Nicht für Kommunen. Gemeinsam mit Kommunen.
Die SIT entwickelt Hallo[Amt] im engen Austausch mit Kommunen. Anwendungsfälle, Gesprächslogiken, Übergaben und Tests entstehen gemeinsam mit den Menschen, die den Verwaltungsalltag kennen.
Gemeinsam konzipiert. Fachliche Anforderungen und Dialoge entstehen mit kommunalen Teams, die den Alltag in Telefonzentrale und Fachbereichen kennen.
Kommunal erprobt und bereits live. Eine gemeinsam entwickelte Lösung befindet sich bereits im produktiven kommunalen Einsatz. Der Praxisbeleg bleibt auf dieser Unterseite bewusst anonym; Städtenamen werden nicht genannt.
Gemeinsam besser werden. Mit dem Go-live ist die Entwicklung nicht abgeschlossen. Erfahrungen aus dem Betrieb fließen direkt in Qualität, Optimierung und neue Anwendungsfälle ein.
Bildquelle: Designed by Magnific - www.magnific.com
Weitere Bilddaten: Südwestfalen-IT
Welches Anliegen soll Ihr VoiceBot zuerst lösen?
In einem unverbindlichen Erstgespräch identifizieren wir gemeinsam
den Anwendungsfall mit dem größten Nutzen für Ihre Kommune und
zeigen, wie der Einstieg aussehen kann.
Gespräch vereinbaren: digital@sit.nrw