Kommunen stehen vor großen Herausforderungen, wie beispielsweise der Digitalisierung oder auch der Neuausrichtung der Mobilität. Mit den zusätzlichen Herausforderungen wächst natürlich auch der Aufwand – etwas das vor allem für kleinere Kommunen eine enorme Belastung bedeutet. Um diesen Mehraufwand auszugleichen setzen immer mehr Gemeinde und Städte auf interkommunale Zusammenarbeit. Das gilt natürlich auch für die Verbandskunden der SIT (Südwestfalen – IT), die darin eine Chance sehen, Doppelstrukturen zu vermeiden. Ein Beispiel für die interkommunale Zusammenarbeit ist die Einführung des Dokumentenmanagementsystems Doxis 2021 im Hochsauerlandkreis.
Bereits seit 2020 verfolgten der Hochsauerlandkreis und der Märkische Kreis die Zielsetzung die gleiche Ausländerakte zu nutzen. Zur Realisierung mussten Anpassungen in der Konfiguration der Software Doxis des Herstellers SER vorgenommen werden. Die Programmierung der Schnittstelle zwischen dem Fachverfahren ADVIS (Ausländerakte) und DOXIS wurde in die Hände der SIT gegeben. Zusätzliche Herausforderungen waren die Serverupdates des gesamten ADVIS-Clusters. Gestartet ist das ganze Projekt im Mai 2020 mit ersten Abstimmungsveranstaltungen des Hochsauerlandkreises und Märkischen Kreises. Erschwerend waren sicherlich die Pandemiebedingungen während des Projektes; weswegen die notwendigen Absprachen und Konferenzen größtenteils mit Videokonferenzen durchgeführt wurden.
„Ein interkommunales Projekt wie dieses ist immer gespickt mit Herausforderungen. Dank guter Kommunikation aller Projektteilnehmerinnen und Projektteilnehmer konnten wir alle Hürden erfolgreich meistern und freuen uns nun über die gemeinschaftliche Ausländerakte des Hochsauerlandkreises und Märkischen Kreises. Das Projekt zeigt wie wichtig die interkommunale Zusammenarbeit ist und vor allem wie erfolgreich sie sein kann“ äußerte sich der SIT-Projektleiter Stephan Schlüter zum Projektabschluss im Februar 2022.
