Die Stadt Bad Oeynhausen hat aktuell in Zusammenarbeit mit der SIT das Serviceportal citkoPortal eingeführt. Petra Kunzmann ist auf Seiten der Stadt die Projektleiterin für die Einführung. Sie berichtet in diesem Interview über das Projekt und die Zusammenarbeit mit der SIT.
Mit welcher Zielsetzung haben Sie citkoPortal bei Ihnen eingeführt?
Petra Kunzmann (Projektleiterin/Bad Oeynhausen): „Im Rahmen der E-Government Strategie haben wir im Oktober 2019 mithilfe von 30 Projektsteckbriefen den Digitalisierungsplan festgelegt. Darin enthalten waren die Basiskomponenten der OZG Umsetzung insbesondere ein Online Service Portal, das Antragsmanagement mit Form Solution sowie E-Payment. Wir haben uns für das citkoPortal entschieden, da uns das Gesamtkonzept überzeugte. So enthält das citko-Serviceportal die Anbindung von Form Solution mit einem Schulungspaket, die Abwicklung des E-Payments mit dem Infoma E-Payment Manager, ein Urkundenmodul mit Anbindung an das Fachverfahren Autista sowie die Schnittstelle zu den Dienstleistungsbeschreibungen auf der Internetseite. Außerdem ist das Service Konto NRW angebunden, so dass kein weiteres Portalkonto notwendig ist. Des Weiteren hat uns das Sachbearbeiter Portal im Backend für die Bearbeitung der Anträge angesprochen. Wir haben das Serviceportal somit als Dreh- und Angelpunkt der OZG Umsetzung betrachtet. Der Launch des citko- Serviceportals ist für uns ein Meilenstein der Digitalisierungsstrategie.“
Welche Services bieten Sie Ihren Bürgern/innen?
Petra Kunzmann (Projektleiterin/Bad Oeynhausen): „Wir haben in dem Online Service Portal alle uns bekannten Online-Dienstleistungen von Bund, Land, den Stadtwerken und unserer Kommune eingebunden, um den Bürgerinnen und Bürgern einen Einstiegsseite für möglichst alle Online Dienstleistungen anzubieten. So enthält unser Online Portal derzeit 86 Dienstleistungen davon 13 „maßgeschneiderte“ Online Anträge für häufig nachgefragte Leistungen. Beispielhaft wurden die Anträge für die Hundehaltung (ordnungsrechtlich und steuerrechtlich) erstellt, Sepa Lastschriftmandate, Wahlhelferanträge sowie Urkundenbestellungen mit E-Payment. Des Weiteren können Bürgerinnen und Bürger mit dem Antragsassistenten „Unterlagen einreichen“ und der „allgemeinen Anfrage“ im Portal alle Anliegen verschlüsselt und unabhängig von Öffnungszeiten der Verwaltung übermitteln. Der Anschluss an den Portalverbund NRW mit ca. 280 Dienstleistungsbeschreibungen wurde mit dem Typo 3 citkoBürger Tool auf unserer Internetseite umgesetzt.“
Wie lang hat die Einführung gedauert und wie viele Teilnehmer/innen (Mitarbeiter/innen) waren darin involviert?
Petra Kunzmann (Projektleiterin/Bad Oeynhausen): „Wir haben die Einführung des Service Portals im Team E-Government priorisiert d.h. andere Projekte zurückgestellt und die Mitarbeit in der Projektgruppe Service Portal wurde hausintern ausgeschrieben. Die Projektleitung hatte das Team E-Government (1 ½ Stellen) mit Christin Holdijk und Petra Kunzmann. Am 30.04.2021 fand die Kick-Off Veranstaltung mit der Südwestfalen IT und unserem Bürgermeister Lars Bökenkröger statt. Danach begann die Vorbereitungsphase mit der Abarbeitung einer Checkliste der SIT. Wir haben die Einführung in fünf kurzen Projektphasen aufgeteilt (siehe Grafik). Das Testportal wurde im Juli 2021 von der SIT eingerichtet und die Schulungen im selben Monat durchgeführt. Im August haben wir mit Unterstützung von zwei Anwärtern das Portal aufgebaut. Die benötigten Antragsassistenten für den Portalstart wurden hausintern erstellt und parallel bei der SIT beauftragt. Damit stand das Grundgerüst unseres Portals bereits nach zwei Monaten intensiver Arbeit. Den Monat September nutzten wir als Testphase. Die Kassenschnittstelle mit dem Infoma E-Payment Manager wurde im November 2021 mit der neuen Schnittstelle Urkundenservice von der Südwestfalen IT eingerichtet. Insbesondere der Bereich Finanzen mit dem Kassenleiter Hans-Werner Schramm und Patrick Höwener unterstützten bei der Einführung und Umsetzung. Der offizielle Start des Online Service Portals erfolgte mit dem Relaunch der Internetseite und Presseerklärung am 15. November 2021.“
Wie war die Zusammenarbeit mit der SIT?
Petra Kunzmann (Projektleiterin/Bad Oeynhausen): „Die Zusammenarbeit mit der SIT war ausgezeichnet. In der Aufbau- und Einführungsphase fand wöchentlich ein Jour-Fix mit den Projektleitern Olaf Lindemeier und Daniel Leiendecker statt. Darüber hinaus waren die Projektleiter der SIT sowie Herr Görtler, als Form Solution Experte, jederzeit erreichbar und standen mit Rat und Tat zur Seite. Bei Fragen und Problemen gab es sofortige Unterstützung. Hilfreich war auch der Austausch mit den Referenzkommunen der SIT-Community insbesondere mit den Städten Ennepetal, Witten, Siegen und Lüdenscheid. Seit der Produktivsetzung nutzen wir das Ticket System der SIT mit sehr guten Supporterfahrungen.“
Hat sich die Einführung von citkoPortal gelohnt?
Petra Kunzmann (Projektleiterin/Bad Oeynhausen): „Welche Vorteile bringt der Einsatz von citkoPortal den Bürgern? Die Einführung des citkoPortals hat sich auf jeden Fall gelohnt. In der Presseerklärung wertete unser Bürgermeister Lars Bökenkröger den Schritt zur weiteren Digitalisierung der Verwaltung als „Meilenstein für die Stadt Bad Oeynhausen“. Bei der Vorstellung der Presse sagte er unter anderem: „Das Thema Digitalisierung ist nicht erst seit Corona Top-Thema. Wir haben alles darangesetzt, dass wir wirklich viele Dienstleistungen online anbieten können. Die Daten sollen laufen und nicht die Bürger“. Mit der Einführung des citkoPortals sind wir jetzt OZG „ready“ und konzentrieren uns nun vor allem auf die Anbindung und Umsetzung weiterer Leistungen. Die Statistik im Online Serviceportal spricht für sich: Seit dem 15.11.2021 wurden ca. 530 eigene OZG Dienstleistungen im Portal von Bürgern genutzt. Laut Feedback des Kollegen Patrick Höwener aus dem Bereich Finanzen nehmen die Bürgerinnen und Bürger das Angebot sehr gut an „Wir erhalten, wenn wir telefonisch auf die Möglichkeit hinweisen eine durchweg positive Resonanz. Darüber hinaus sind die über die Online Services eingehenden Formulare auch qualitativ deutlich besser ausgefüllt. Bei Papierformularen werden häufig Formularfelder ignoriert, was dann zu Rückfragen, Schriftverkehr und Wiedervorlagen – also zu vermeidbarer Arbeit – führt. In den Online Services werden die Antragstellerinnen und Antragsteller Feld für Feld durch die Formulare geführt und Pflichtfelder lassen sich schlicht nicht ignorieren.“ Ein weiterer Vorteil des Serviceportals ist die dauerhafte Erreichbarkeit der Stadtverwaltung.“
Planen Sie die Implementierung weiterer Services?
Petra Kunzmann (Projektleiterin/Bad Oeynhausen): „Ja wir sind dabei weitere Services zu implementieren. Aktuell erstellt ein Kollege einen Antragsassistenten für das Bewohnerparken. Im Laufe des Jahres wird das Team EGovernment mit einer weiteren Stelle Unterstützung erhalten für die Online Formulare und OZG Umsetzung. Geplant ist der Ausbau weiterer Antragsassistenten, die Anbindung der OZG Landes- und Bundeslösungen sowie weitere Schnittstellen zu Fachverfahren. Interessant für uns sind auch der Lebenslagenservice der SIT (Lebenslagenmappen) und eine Anbindung an das Dokumentenmanagementsystem (E-Akte).“
