Der Kick-Off zur User Group „Digitalisierung“ im Januar 2026 markiert den Auftakt einer regionalen Vernetzungsinitiative der Südwestfalen-IT (SIT), die Impulse, Best Practices und konkrete Umsetzungsprojekte in den Mittelpunkt stellt. Unter der Führung von Robin Eisbach, Leiter Unternehmensentwicklung der SIT, und Jutta Bäumer, Bereichsleiterin Business, fokussiert sich das neue Format auf handfeste, gemeinsam umsetzbare Digitalisierungsprojekte. Die Zusammenarbeit im Verbandsgebiet soll weiter gestärkt werden und mit der „Digital-Landkarte“ wird eine interaktive Austauschplattform geschaffen. Mit knapp 80 Besuchern war das Event nicht nur ausgebucht, sondern gemäß der Teilnehmer-Feedbacks auch ein wichtiger Schritt in Richtung eines gelebten regionalen Wissenstransfers. 

Reifegradmodelle, Prompting-Cafés, digitale Postausgänge oder Dokumenten-Management Systeme – im vergangenen Jahr brachte die Südwestfalen-IT bereits ihre Kunden aus dem Verbandsgebiet zusammen, um eine digitale Verwaltungsarbeit zu forcieren. Daraus entstanden sind viele Ansätze und Projekte, die es gilt im Netzwerk verfügbar zu machen. Mit Start einer neuer Veranstaltungsreihe, den User Groups, sollen alle Verbandsmitglieder zukünftig auf einen Pool aus Anwendungsbeispielen, Tipps und „Hidden-Champion“ Projekten zugreifen können. Beim Kick-Off waren auch die Partner der SIT, die nextgov iT sowie die kdvz Rhein-Erft-Rur, beteiligt.

Warum überhaupt User Group? Wer ist besonders digital? Wo kann ich Lösungen und Unterstützung finden? „Anstatt das Rad neu zu erfinden, möchten wir uns die Bälle noch besser zuspielen“, berichtet Jutta Bäumer vom Kerngedanken der Veranstaltung. „Wir haben alles mitgebracht, um unsere Kunden intensiver zu vernetzen und den Wissenstransfer herzustellen – mit dem gemeinsamen Ziel einer breiten Orchestrierung im Verband.“ Den Anstoß dazu habe die Veranstaltung „Digitalstrategie“ am 01.07.25 gegeben, so Bäumer. Anhand einer großen Landkarte konnten Digitalisierungsbeauftragte und eGovernment-Experten ihre besten Lösungen, Tipps und Tricks präsentieren. Impulse, die Verwaltungsarbeit stärken und Bürger begeistern können, haben eines gemeinsam: sie sind effizient, einfach, sicher und rechtskonform. So nutzen bereits über 40 Kommunen die elektronische Wohnsitzanmeldung, über 20 bieten die Anwendung der „Ehe Online“ an und auch aus dem Bereich des kommunalen Energiemanagements gibt es verschiedene Fortschritte in der Region.  

Ein weiterer Kerngedanke: Digitalisierung braucht nicht nur Technologien. Sie erfordert ebenso „smarte“ Methoden, um Neues in den Verwaltungen zu verankern. Daher spielten auch Angebote wie eine „Digital-Fit“-Mittagspause aus dem Bereich Change-Management eine wichtige Rolle.

Eines der gefragtesten Themen in der Stadtverwaltung ist die Nutzung von KI-Lösungen. Sie überwinden Sprachbarrieren, erleichtern die Suche nach Fachanwendungen oder optimieren die Sachbearbeitung. KI bietet zweifelsohne viele Chancen. Im Kontext personenbezogener Daten und rechtskonformen Dokumenten birgt sie jedoch auch Risiken – insbesondere, wenn es um die hochsensiblen Daten der Bürger geht. KI-Tools sind in Behörden jedoch lange kein No-Go mehr. Sie verantwortungsvoll einzusetzen, bedarf laut der Teilnehmer Schulungen, KI-Lotsen und eines entsprechenden Rahmens. Aus diesem Bedarf heraus ist das Produkt „KoKI – Kommunale KI“ entstanden. Die interkommunale KI-Plattform bietet einen nutzerfreundlichen und gesicherten Rahmen zur Nutzung von Chatbots und KI-Assistenten. kdvz Rhein-Erft-Rur, ITK Rheinland und die SIT bündeln in KoKi ihre Expertise und stehen den Anwendern mit einem KI-Serviceportfolio zur Seite. Auf der Veranstaltung zeichnete sich nicht nur enormes Interesse ab, sondern es wurden ebenso viele konkrete Ideen für neue Funktionen entwickelt. 

„Durch den immer schneller werdenden digitalen Wandel, den aktuellen politischen und wirtschaftlichen Druck sowie die damit verbundene Kostenlage ist es dringlicher denn je, uns zu vernetzen“, fasst Robin Eisbach zusammen. „Wir kommen dem Wunsch nach Austausch über praktikable Lösungen nach, um einen umfangreichen Kompetenzaufbau in Südwestfalen zu beschleunigen. Damit das Vernetzen kein Zufall mehr bleibt.“ Sechs Tische, maximal zwölf Personen, je 25 Minuten – die sogenannten World-Café-Sessions beim Kick-Off zu Themen wie urbane Datenplattformen, Robotic Process Automation (RPA) oder Shared Services und Cyber Security setzten den Rahmen für erste Arbeitsgruppen. User Groups sollen zukünftig dazu dienen, Fach-Experten aus den Häusern zu spezifischen Themen zu vernetzen. Fragen und Herausforderungen werden im Vorfeld durch die Teilnehmer definiert und das SIT-Team stellt entsprechende Impulse und externe Referenten zusammen. Das Format geht zurück auf Bedarfe, die im Rahmen der Digitalstrategie geäußert wurden und erreicht nicht nur neue Zielgruppen, sondern ermöglicht eine enge Zusammenarbeit und einen Best Practice Austausch für zentrale Zukunftsthemen. 

Und so geht es weiter

Gesammelte Best Practices werden in Form einer Digital-Landkarte bereitgestellt, eine User Group zum Thema „KI“ wird initiiert und Top-Themen aus den „World Cafés“ werden als gemeinsame Projekte weitergeplant – Hand in Hand zwischen Kommunen und SIT. Auf der Veranstaltung zeichnete sich nicht nur enormes, regionales Interesse ab, sondern es wurden ebenso viele konkrete Ideen für neue Funktionen entwickelt.