Dokumentenmanagement

Das papierlose Büro

Während Software, Digitalisierung und E-Government wesentliche Themen der Ideenschmiede sind, befassen sich kommunale Verwaltungen meist mit einer überwiegend analogen Aktenhaltung und Dokumentenablage. Dabei kämpfen sie seit Jahren mit immer größeren Informationsmengen, die verarbeitet werden müssen. Und nicht nur die Datenmenge hat sich vermehrt, auch die Kanäle sind vielfältiger geworden. So kommunizieren Bürger heute neben den traditionellen Briefen und dem persönlichen Vorsprechen auch über E-Mails, Faxe, Telefonanrufe und Internetangebote mit ihrer Kommune.

Auch wenn die übermittelten Informationen dabei teilweise schon digitaler Natur sind, werden sie für die Aktenhaltung oft wieder zu Papier gebracht. Die Folge: Wachsende Aktenberge und eine unübersichtliche Dokumentenablage. Um der stetig steigenden Informationsflut Herr zu werden, ist der Weg in die digitale Zukunft daher vorgezeichnet. Und der führt ins papierlose Büro. Wegbereiter sind hier unter anderem das E-Governmentgesetz des Bundes und das des Landes Nordrhein-Westfalen. Denn diese schreiben eine verbindliche elektronische Aktenführung (eAkte) für Bundes- und Landesbehörden vor.

Die Grundlage der digitalen Verwaltung bilden Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Hier haben unsere Ideenschmiede gleich zwei ausgereifte Systeme im Gepäck: enaio® und Doxis. Das DMS enaio® von Optimal Systems wurde bereits 2015 im Verbandsgebiet eingeführt und wird seither an über 1.200 Arbeitsplätzen bei mehr als 20 Kommunen eingesetzt. Betrieben wird das System im Herzstück unserer Ideenschmiede: dem Rechenzentrum der SIT.

Papierloses Büro? Kein Problem! Das Dokumenten­management in enaio® macht es möglich. Mit enaio® ist die Erstellung von Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art sowie deren Bearbeitung, Zugriff und Austausch zwischen verschiedenen Personen eine Leichtigkeit. Mit dem Programm lässt sich der Informationsfluss und das Wissensmanagement in den Kommunen effektiv steuern und organisieren. Aktuell betreut die SIT 2.000 enaio-Arbeitsplätze. Mit enaio®  lässt sich nicht nur zweifelsfrei nachvollziehen, wer Änderungen in  Dokumenten vorgenommen hat, sondern es lassen sich auch flexible Workflows einrichten. Hier mal die wichtigsten Features auf einen Blick:

 

  • Verwaltung sämtlicher Daten, Informationen und Dokumente in einer DMS Plattform
  • Kontextbezogene Ablage und Archivierung mittels intelligenter Objekte und elektronischer Akten
  • Umfassende Recherche­möglich­keiten, Version­ierung und Funk­tionen für Collaboration
  • Unterstützt tiefgehende Inte­gration mit Fach­anwendungen und mobiles Arbeiten
  • Hohe Sicherheits­standards

 

Sie wollen produktiver arbeiten und Ihre Mitarbeiter entlasten?  Dann werfen Sie einen Blick auf das Dokumentenmanagement von Doxis. Hier mal die Vorteile auf einen Blick:

Produktivität steigern

Durch die Digitalisierung von Dokumenten werden Entscheidungsprozesse kürzer, übersichtlicher und damit auch weniger fehleranfällig.

Entlastung von Mitarbeitern

Das Dokumentenmanagement erleichtert das Suchen, Ablegen und Verteilen von Dokumenten und gibt den Mitarbeitern einen guten Überblick über die Informationen.

Service optimieren

Durch das direkte Zugreifen auf Verträge, Anfragen oder Rechnungen können Sie ihren Kunden und Geschäftspartnern stets eine schnelle Rückmeldung zu geschäftlichen Aktivitäten geben.

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